Sju av tio har en närvaropolicy. Men det är kontoret som avgör om den följs.

23 okt Sju av tio har en närvaropolicy. Men det är kontoret som avgör om den följs.

Sju av tio arbetsgivare har idag en policy för kontorsnärvaro. Över hälften av policyerna kräver minst tre dagar i veckan, och ungefär var tionde kräver full närvaro.

Policyerna finns alltså. Frågan är vad de åstadkommer.

I Chefs undersökning bland närmare 1 400 chefer svarar knappt en femtedel att medarbetarna alltid följer policyn. Och när samma chefer får säga vad de tror löser problemet pekar de inte på kontroll. 56 procent svarar smartare kontorsutformning som gör arbetet effektivt och flexibelt. 40 procent svarar att kontoret behöver bli trevligare att vara på. Sex procent svarar ökad kontroll.

Cheferna har redan svarat på frågan

Det är ett ovanligt tydligt besked. De som ansvarar för att policyn följs tror själva att lösningen ligger i lokalen, inte i uppföljningen.

Och det stämmer med vad som faktiskt mäts. I Castellums årliga undersökning av svenskt arbetsliv, som bygger på omkring 2 000 svenska kontorsarbetare, går det att se närvaron uppdelad per kontorstyp.

Den som har eget eller delat rum är på kontoret fyra till fem dagar i veckan i 60 procent av fallen. I öppet kontorslandskap är siffran 58 procent. I aktivitetsbaserade kontor är den 50 procent.

Tio procentenheters skillnad, åt oväntat håll

Det aktivitetsbaserade kontoret såldes in som svaret på det flexibla arbetslivet: färre fasta platser, fler valmöjligheter, en lokal som anpassar sig efter dagen. Just den kontorstypen har lägst närvaro av alla.

Samma undersökning visar dessutom att de som sitter i eget eller delat rum är mest nöjda med sin arbetsmiljö.

Här är det värt att vara noggrann. Det här är ett samband, inte ett bevisat orsakssamband. Aktivitetsbaserade kontor är vanligare i storstäder, och i storstäder är närvaron generellt lägre av skäl som har med pendling att göra. En del av skillnaden förklaras rimligen av det.

Men sambandet pekar ändå åt ett håll som är svårt att avfärda: den kontorstyp som skulle göra kontoret mer attraktivt är den som lockar minst.

Det stämmer med vad Olivia Thiel, byggnadsutformare och projektledare på Crierum, ser i projekten just nu: ”Man har gått ifrån det här att det ska vara free seating. Det blir mer och mer att du ska ha din fasta plats, att det ska finnas ett skrivbord till alla.”

Oron för att inte hitta en plats är ofta det första argumentet för att stanna hemma, säger hon. ”Jag vet inte ens om det finns plats för mig när jag kommer in.”

Gapet mellan önskad och faktisk närvaro

En siffra till är värd att ha med. Svenska kontorsarbetare uppger att de helst skulle vara på kontoret 2,8 dagar i veckan. I verkligheten är de där 3,3 dagar.

Man är alltså på plats mer än man skulle välja. Det betyder att policyerna faktiskt har effekt, men också att marginalen är liten. Ett kontor som inte fungerar för det man ska göra där gör den halva dagens skillnad dyrare att försvara.

Det syns också i hur cheferna beskriver efterlevnaden. Knappt en femtedel säger att policyn alltid följs. Drygt sex av tio säger att den mestadels följs. Ungefär en femtedel har svårt att få igenom den alls. Det är inte ett haveri, men det är heller inte en fråga som är löst.

Om ni redan har ett aktivitetsbaserat kontor

Slutsatsen är inte att riva ut det ni har. Ett aktivitetsbaserat kontor som fungerar dåligt beror sällan på grundidén, utan på att den genomfördes halvvägs.

Det vanligaste felet är att de fria ytorna byggdes men inte de skyddade. Man tog bort de fasta platserna och satte dit fler sittgrupper, men lade inte till tillräckligt med ställen där man faktiskt kan stänga om sig. Då blir resultatet ett öppet landskap med färre platser, inte ett flexibelt kontor.

Åtgärderna är oftast mindre än man tror: fler avskilda platser för samtal och fokus, tydligare zonindelning så att det går att se var man får prata, och ett bokningssystem som man litar på. Det är justeringar i rumsplanen, inte en ny flytt.

Olivia Thiel pekar på hur små ingreppen kan vara: ”Det handlar inte bara om att ställa en bokhylla i mitten. Kan vi vinkla borden, så att några sitter åt ett håll och några åt ett annat? Då känner du att det blir lite avdelat.”

Vad det betyder praktiskt

Kontorstypen är inte ett möbelbeslut. Den bestäms i förstudien, den styr rumsplanen, och den binder er i så lång tid som hyresavtalet löper.

Det är också där de svåra frågorna hör hemma. Vad ska man faktiskt göra på kontoret, samarbeta eller sitta i videomöten? De två kräver helt olika lokaler. Hur många behöver kunna arbeta ostört samtidigt, inte i snitt utan en tisdag klockan tio? Går det att ta ett samtal utan att först boka ett rum?

Frågorna är lätta att ställa och svåra att besvara, eftersom svaren kräver att man vet hur lokalen används i verkligheten och inte hur den var tänkt att användas. Det är den kartläggningen som avgör om en skärpt policy landar rätt eller bara skapar friktion, och det är den vi börjar med i en förstudie.

Nästa steg

Att kräva fler dagar på kontoret är ett rimligt beslut. Men det blir ett dyrt beslut om lokalen inte klarar det man ber folk komma in för att göra.

Funderar ni på att skärpa närvarokraven, eller märker ni att policyn inte får det genomslag ni hoppades på? Hör av er, så tittar vi på lokalen tillsammans innan ni ändrar reglerna.