Fler kontrakt, färre kvadratmeter. Vad betyder det för er nästa förhandling?

18 sep Fler kontrakt, färre kvadratmeter. Vad betyder det för er nästa förhandling?

Två siffror från Stockholms kontorsmarknad ser ut att motsäga varandra. Vakansgraden i centrala Stockholm har stigit från 10,3 procent hösten 2025 till 11,1 procent under 2026, och i norrort ligger den över 20 procent. Samtidigt har andelen bedömare som räknar med stigande kontorshyror det närmaste året gått från 21 till 47 procent på ett kvartal.

Fler lediga kontor, och ändå förväntningar på högre hyror. Båda sakerna är sanna samtidigt. Vilken av dem som gäller er avgörs av er adress, och av hur väl ni kan beskriva ert eget behov.

Marknaden är inte svag, den är tudelad

Bilden av en kontorsmarknad i kris stämmer inte riktigt. Det som faktiskt händer är att marknaden delar sig i två.

De mest attraktiva lägena i centrala Stockholm är knappare än på länge. Där sitter hyresvärden fortfarande på övertaget, och det är där hyresförväntningarna pekar uppåt.

Utanför City ser det annorlunda ut. I norrort är ungefär var femte kvadratmeter ledig. Där finns ett reellt förhandlingsutrymme, och det gäller särskilt det äldre beståndet, som har haft svårare att hitta hyresgäster än nyare lokaler.

Slutsatsen är att ”hyresgästens marknad” inte är ett läge som gäller hela Stockholm. Det gäller vissa adresser, vissa hus och vissa avtalstidpunkter. Innan ni vet vilken sida ni står på är det svårt att veta hur hårt ni kan förhandla.

Till det kommer tidpunkten. Ett avtal som löper ut när utbudet i ert område är som störst ger ett helt annat utgångsläge än ett som löper ut två år senare. Den skillnaden går att planera för, men bara om man börjar i tid.

Siffran som säger mest om vart det är på väg

Under 2025 tecknades omkring 830 kontorshyresavtal i Stockholm. Det är fler avtal än året innan. Men den uthyrda ytan stannade på ungefär 460 000 kvadratmeter, cirka 20 procent mindre än året dessförinnan.

Fler bolag skriver alltså kontrakt. Var och en tar mindre yta.

Det är inte en marknad som drar sig tillbaka. Det är en marknad som räknar om. Företag flyttar inte bort från kontoret, de flyttar till rätt storlek på kontoret. Och den som gör den omräkningen med underlag får ett bättre avtal än den som gör den på känsla.

Ytan är ert förhandlingsargument, om ni vet vad ni behöver

I en förhandling är det lätt att fastna vid kronor per kvadratmeter. Det är också den siffra hyresvärden helst diskuterar, eftersom den går att jämföra med grannhuset.

Den siffra som faktiskt avgör er kostnad är en annan: hur många kvadratmeter ni behöver.

Ett bolag som går från 1 000 till 750 kvadratmeter har sänkt sin hyra med en fjärdedel utan att förhandla ned priset en enda krona. Men det kräver att man vet att 750 räcker, och att man kan visa hur ytan ska användas. Utan det underlaget blir nedskärningen en gissning, och en gissning håller inte i ett femårigt avtal.

Det är också här de flesta förhandlingar tappar tempo. Frågan om hur mycket yta ni behöver kommer tidigt, och svaret ”ungefär som idag” är inget svar. Det är ett sätt att betala för gammal vana.

Den motsatta risken är lika verklig. Ett kontor som blivit för litet märks sällan i hyreskostnaden. Det märks i att ingen hittar ett ledigt mötesrum, och i att de som behöver arbeta ostört tar med sig arbetet hem. Det är en dyrare felräkning än några kvadratmeter för mycket, och den syns aldrig i budgeten.

Tre saker att ha klara innan ni går in i förhandlingen

1. Ert faktiska ytbehov, inte ert nuvarande. Utgå från hur ni arbetar idag: närvaromönster, mötesbehov och hur många som behöver en fokusplats samtidigt. Inte från hur många skrivbord ni råkar äga.

2. Vad ytan ska göra. Zoner, tysta platser, mötesrum och sociala ytor har helt olika kvadratmeterbehov. En plan som beskriver funktion, inte möbler, är ett betydligt starkare förhandlingsunderlag.

3. Vad förändringen kostar. Flytt, anpassning, återbruk av befintlig inredning och ny upphandling. Utan den summan går det inte att jämföra att stanna och bygga om med att flytta.

Vad det kan vara värt

I ett av våra projekt flyttade ett Stockholmsbolag med omkring 65 anställda till en lokal på drygt 850 kvadratmeter. Genom inventering, cirkulär rumsplanering och leverantörsoberoende upphandling återbrukades 62 procent av möblerna, och projektet sparade omkring en miljon kronor. Den leverantörsoberoende upphandlingen gav i sig ungefär 15 procent lägre kostnad, och projektledningstiden kortades med 25 procent.

Det handlar inte om att pruta hårdare. Det handlar om att veta vad man behöver innan man börjar.

Nästa steg

Ska ert avtal omförhandlas inom de närmaste ett till två åren är det nu underlaget ska tas fram, inte månaden innan.

Börja med ytan. Vår kalkylator tar ungefär tre minuter, börjar med er kontorsyta i kvadratmeter och ger en första bild av avkastning, återbetalningstid och vad som är värt att göra åt lokalen. Ni hittar den här.

Och vill ni prata mer om hur ni ska tänka kring era lokaler är ni alltid välkomnat att kontakta oss.