Så pressar du totalkostnaden (TCO) vid ny kontorsinredning

03 dec Så pressar du totalkostnaden (TCO) vid ny kontorsinredning

När företag planerar ny kontorsinredning hamnar fokus ofta på inköpspriset. Men som CFO vet du att det är TCO – totalkostnaden över tid – som avgör investeringens verkliga effekt. Det är här skillnaden mellan ”dyrt” och ”lönsamt” uppstår.

En genomtänkt kontorsinredning handlar därför mindre om vilka möbler som köps och mer om hur smart projektet genomförs. Rätt process kan sänka kostnaderna avsevärt, samtidigt som arbetsmiljö och produktivitet förbättras.

1. En bra förstudie är den största TCO-bespararen

Innan en enda stol upphandlas bör behoven kartläggas. Hur många arbetsplatser behövs verkligen? Vilka team kräver tysta zoner? Vad kan återbrukas? En tydlig förstudie minskar överköp, felbeställningar och sena kompletteringar – vanligt förekommande TCO-drivare. Här går det att spara både yta, pengar och tid.

2. Leverantörsoberoende upphandling pressar priset utan att tumma på kvaliteten

Många organisationer sitter fast i ett enskilt sortiment, ofta av bekvämlighet. Men när inredningen istället upphandlas leverantörsoberoende öppnas möjligheten att kombinera produkter från flera tillverkare.
Det innebär:

• lägre styckpriser genom konkurrens
• rätt kvalitetsnivå på rätt plats
• högre flexibilitet över tid
  

För TCO är detta ett av de mest konkreta sättet att minska kostnaderna.

3. Produktivitet är en del av totalkostnaden – inte en mjuk parameter

Störmoment, dålig akustik och stressig miljö är ofta dyrare än möblerna själva. Ett kontor som saknar fokuszoner, telefonbås eller mötesboxar driver upp kostnaden per arbetad timme.
När avbrotten minskar ökar outputen – och då förbättras även projektets ROI. I många projekt är detta den enskilt största ekonomiska effekten, trots att den inte syns i offertpriserna.

4. Leasing eller köp? Tänk kassaflöde, flexibilitet och livslängd

För många växande bolag är leasing av kontorsinredning en smart TCO-lösning. Det ger:

• förutsägbara månadsavgifter
• möjlighet att uppgradera när behoven ändras
• minskad risk vid snabb tillväxt eller organisationsförändringar

Direktköp är däremot rätt när livslängden är lång och förändringstakten låg. Det viktiga är inte upplägget i sig utan vilken modell som ger lägst TCO över tre till fem år.

5. Helhets-projektledning minskar interna kostnader och risk

Många CFO:er underskattar kostnaden för intern koordinering. När företag själva försöker synka arkitekt, möbelleverantörer, logistik och installation ökar risken för dyra omtag.
Med en oberoende projektpartner som tar helhetsansvar blir TCO både lägre och mer förutsägbar:

• färre felbeställningar
• kortare ledtid
• mindre belastning på organisationen

Rätt arbetssätt gör att kontorsinredning inte blir en kostnadspost utan en investering som betalar sig. Boka en kostnadsfri konsultation så berättar vi mer om hur ni kan optimera TCO.